Ondernemer: welke kosten zijn aftrekbaar?

Een kopje koffie of lunch met een potentiële klant, een golfcursus, een vliegtuig van de zaak… Zijn deze kosten aftrekbaar van de winst voor jou als ondernemer?

De aftrekbaarheid van zakelijke kosten is niet zwart-wit. In veel gevallen kun je niet 100% ja of 100% nee zeggen zonder verder na te gaan waar de kosten vandaan komen. Toch zijn er in de afgelopen jaren vanuit verschillende casussen richtlijnen ontstaan die ik hieronder uiteen zet.

Hoofdregel

Als je kwalificeert als ondernemer voor de inkomstenbelasting, zijn zakelijke kosten aftrekbaar van je winst uit onderneming.

De prijs zonder btw is het bedrag dat je mag aftrekken van de winst (behalve als de btw niet aftrekbaar is in de aangifte btw, dan mag je de btw in principe ook aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting).

Zakelijke belangen van je onderneming

Om te kwalificeren als zakelijke kosten moeten de kosten zijn gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming. Jouw motief voor het maken van de kosten moet zakelijk zijn.

Redelijke grenzen en verhouding

De rechter heeft geoordeeld dat de belastingdienst niet ‘op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten’. Oftewel: de belastingdienst kan niet zomaar zeggen dat iets geen zakelijk karakter heeft. Wel mogen zij toetsen of de kosten binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van jouw onderneming en daar rechtstreeks betrekking op hebben.

Als laatste moet er een redelijke verhouding zijn tussen de kosten die je maakt en de opbrengst van jouw onderneming.

Privévliegtuig

Een goed voorbeeld van een rechtszaak waarbij de kosten niet in redelijke verhouding stonden tot de opbrengst was een tandarts die een privévliegtuig gebruikte voor woon-werkverkeer tussen Frankrijk (waar hij woonde) en zijn tandartskliniek in Nederland.

Hij wilde de kosten voor het privévliegtuig in aftrek brengen van de winst als zijnde zakelijke kosten. De rechter oordeelde dat alleen normale kosten voor vliegtickets aftrekbaar waren, aangezien de kosten voor het privévliegtuig niet in redelijke verhouding stonden tot de opbrengst van de onderneming.

Kosten WEL aftrekbaar

Soms is het duidelijk dat kosten zakelijk zijn. Bijvoorbeeld de kosten van:

Ondernemersverzekeringen
Inschrijving Kamer van Koophandel
Inkoop producten voor verkoop
Personeel
Zakelijke reizen
Zakelijk advies (accountant)
Reclame
Huur van bedrijfspand

Kosten NIET aftrekbaar

Voor sommige kosten is vastgelegd dat deze nooit aftrekbaar zijn, namelijk de volgende:

Geldboeten (zoals verkeersboetes)
Persoonlijke verzorging
Representatie vaartuigen

Gemengde kosten – BEPERKT aftrekbaar

Dan zijn er de zogenaamde gemengde kosten, die soms beperkt aftrekbaar zijn. Dit is het grijze gebied…

Telefoon- of internetabonnement thuis (vaste lijn): zijn niet aftrekbaar, tenzij het een tweede lijn is enkel voor zakelijk gebruik
Mobiele telefoon: alleen aftrekbaar voor zover zakelijk gebruik
Auto: afhankelijk van of de auto als zakelijk of privévermogen is aangemerkt, zijn kosten aftrekbaar
Voedsel, dranken, representatie: 80% aftrekbaar, daarover hieronder meer
Studiekosten: aftrekbaar als je de studie (of cursus) nodig hebt voor je onderneming. Eventueel kunnen de kosten privé aftrekbaar zijn als je een studie volgt voor het verkrijgen of verbeteren van beroep (lees in deze blog over de persoonlijke aftrekposten)
Werkruimte thuis: in principe niet tenzij je aan strikte voorwaarden voldoet
Werkkleding: aftrekbaar als het alleen geschikt is voor werk; een uniform of een polo met minimaal 70 cm2 logo (dus niet een pak dat je ook kunt dragen naar een bruiloft)
Vakliteratuur: 100% aftrekbaar, maar algemene literatuur (zoals algemene kranten of tijdschriften) niet. Het Financieel Dagblad of vaktijdschriften kunnen wel aftrekbaar zijn

Representatiekosten (koffie & lunch)

Alles wat je doet om klanten te werven of te behouden zoals koffie drinken of lunchen met klanten, een golfcursus of congres valt onder de noemer van representatiekosten. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld business seats bij een voetbalclub.

Let op dat je moet kunnen aantonen dat deze kosten zakelijk zijn. Houdt dus goed in je administratie bij met wie de lunch was en voor welk doel.

Deze kosten zijn:

óf 80% aftrekbaar
óf 100% aftrekbaar boven €4.600 (bedrag 2019). Indien je hiervoor kiest, mag je alleen het bedrag boven €4.600 aftrekken (drempel).

Voor bijna alle kleine ondernemers zal de 80% optie voordeliger zijn aangezien zij niet snel boven de drempel uitkomen. Vul deze kosten in je aangifte inkomstenbelasting in bij ‘beperkt aftrekbare kosten en representatie’.

Btw op voedsel en dranken voor eigen gebruik

Let op: de btw op voedsel en dranken voor eigen gebruik is niet aftrekbaar in de aangifte btw (correctie privégebruik).

Wanneer aftrekken?

In principe brengt je de kosten in aftrek in het jaar van aanschaf, tenzij je de kosten moet ‘afschrijven’. Afschrijven betekent dat je de kosten in meerdere jaren in aftrek brengt.

Dit geldt voor de aanschaf van een bedrijfsmiddel: gebouwen, machines, auto’s en inventaris (duurzame zaken voor de bedrijfsvoering) en vergunningen met een aanschafprijs van meer dan €450.