Als ondernemer bel en e-mail je heel wat af. De telefoonkosten die je daarvoor maakt, wil je in aftrek brengen op je winst, zodat je minder belasting hoeft te betalen. 

Welke kosten met betrekking tot je telefoon zijn precies aftrekbaar? Hoe zit het met de aanschafkosten? Dat lees je hieronder!

Eerst zal ik ingaan op de situatie waarin je twee telefoons hebt; één voor privédoeleinden en één voor zakelijke doeleinden. Vervolgens de – meer waarschijnlijke – situatie waarin jij één telefoon hebt voor gemengd gebruik (privé en zakelijk).

Zakelijk en privé gescheiden

De meeste eenvoudige situatie: jij hebt een zakelijke mobiele telefoon, dat wil zeggen: een telefoon met telefoonnummer waar jij nooit privé gebruik van maakt.

In dit geval zijn de aanschafkosten van deze telefoon en alle abonnements- en gebruikskosten aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Daarnaast is de btw over deze kosten is aftrekbaar in de aangifte omzetbelasting (omzetbelasting en btw zijn hetzelfde).

Let op: in sommige gevallen moet je in de inkomstenbelasting afschrijven in meerdere jaren. 

Alle kosten voor jouw privételefoon zijn niet aftrekbaar (er vanuit gaande dat je deze nooit zakelijk gebruikt, anders is sprake van gemengd gebruik, zie hieronder).

Gemengd gebruik

Een telefoon voor gemengd gebruik is een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt.

Het is goed om te weten dat het niet uitmaakt of jij als ZZP’er een telefoon ‘op naam van de zaak’ hebt of in privé. In beide gevallen zijn de zakelijke kosten aftrekbaar. Je hoeft dus geen zakelijk abonnement te hebben om de zakelijke kosten te mogen aftrekken. Dit geldt zowel voor de inkomstenbelasting als de btw.

Zoals gezegd zijn alleen zakelijke kosten aftrekbaar. Voor de btw geldt dat alleen btw over de zakelijke kosten aftrekbaar is. Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten en zakelijke gedeelte bepalen

Zakelijk kosten zijn de abonnementskosten en extra gebruikerskosten (boven datalimiet of belminuten) voor zover deze zien op het zakelijke gebruik van de telefoon.

Hoe bepaal je het zakelijke gedeelte?

Dit is enorm lastig en er zijn ook geen duidelijke richtlijnen voor. Je moet dus een reële inschatting maken. Zorg ervoor dat je goede argumenten hebt als de belastingdienst vragen stelt.

Mijn tip om tot een geloofwaardig percentage te komen is om 3 maanden lang bij te houden welke kosten privé en welke zakelijk zijn. Dit doe je door aan het einde van de maand je telefoonrekening erbij te pakken en een verdeling te maken. Dit is natuurlijk niet erg makkelijk voor data, maar voor telefoongesprekken kan dat wel. Als hieruit blijkt dat bijvoorbeeld 60% van je gebruik zakelijk is, kun je de komende jaren (uitgaande van geen grote wijzigingen in je situatie) 60% aanhouden. Waarschijnlijk zul je zelf ook wel aanvoelen of dit percentage redelijk is.

Aanschafkosten

De aanschafkosten van je telefoon worden onder voorwaarden als zakelijk gezien. Als jij een los toestel in privé hebt aangeschaft (bijvoorbeeld voordat je ondernemer was), zijn deze kosten (of de btw hierover) niet fiscaal aftrekbaar. 

Koop jij als ondernemer een nieuwe telefoon, dan zijn deze aanschafkosten aftrekbaar, voor zover jij de telefoon zakelijk gebruikt (lees hierboven hoe je dit ‘zakelijke percentage’ kunt bepalen).

Indien je een abonnement mét toestel hebt aangeschaft, ziet een deel van de abonnementskosten op de aanschaf van de telefoon. Hiervoor geldt dat een bepaald percentage van de gehele (maandelijkse) abonnementskosten aftrekbaar is, namelijk het gedeelte dat ziet op het zakelijke gebruik (lees hierboven hoe je dit ‘zakelijke percentage’ kunt bepalen).

Let op dat je in sommige gevallen de aanschafprijs niet ineens van de winst mag aftrekken, maar je moet afschrijven over meerdere jaren.

Vaste lijn

De kosten voor je vaste lijn thuis zijn niet aftrekbaar (dit geldt ook voor de kosten van je internetabonnement). Eventuele extra gebruikerskosten voor zakelijk gebruik zijn wel aftrekbaar.

Als je een kantoor hebt, zijn de kosten voor de (tweede) vaste lijn en internet wel aftrekbaar.

Administratie

Bewaar de facturen in je administratie!

Samenvatting

Als ondernemer (ZZP’er) zijn zakelijke mobiele telefoonkosten (aanschafkosten, abonnementskosten en gebruikskosten) aftrekbaar van je winst en de btw. 

Als je één telefoon voor gemengd gebruik (privé en zakelijk) hebt, moet je het zakelijke gebruik inschatten. Het beste kun je hiervoor een aantal maanden bijhouden wat jouw daadwerkelijke zakelijke gebruik is, zodat je dit percentage de komende jaren kunt aanhouden (als er geen grote wijzigingen plaatsvinden).