Als je ondernemer bent en je koopt iets voor je bedrijf, mag je deze zakelijke kosten aftrekken van je winst. 

Koop je een bedrijfsmiddel voor €450 of meer? Dan mag je het bedrag van de aanschaf niet in één keer van je winst aftrekken, maar moet je afschrijven.

Afschrijven houdt in dat je de kosten verspreid over meerdere jaren. Hierbij moet je rekening houden met de restwaarde.

Voor startende ondernemers bestaat de willekeurige afschrijving.

Wat is afschrijven?

Als ondernemer mag je zakelijke kosten aftrekken van je winst. Hierdoor wordt je belastbare winst en je te betalen inkomstenbelasting lager.

In mijn andere blog lees je welke kosten (beperkt) aftrekbaar zijn en wat voor effect dit heeft op je belastingen.

Soms mag je zakelijke kosten niet in één keer van de winst aftrekken, maar moet je de kosten ‘uitsmeren’ over meerdere jaren. Dit wordt ook wel afschrijven genoemd.

Wanneer moet je afschrijven?

Als hoofdregel geldt dat je de kosten voor de aanschaf van een bedrijfsmiddel moet afschrijven.

Een bedrijfsmiddel is een voorwerp dat je voor meerdere jaren in je onderneming gaat gebruiken. Het is niet bestemd voor de verkoop. Je kunt hierbij denken aan een (zakelijke) auto, een gebouw, een printer of gereedschap. Je koopt het om je onderneming te kunnen drijven. 

Om het niet al te ingewikkeld te maken, hoef je ‘kosten met een geringe waarde’ niet af te schrijven.

Kosten met een geringe waarde

Kosten met een geringe waarde zijn kosten onder de €450. Dit bedrag geldt in principe exclusief btw, maar als de btw voor jou niet aftrekbaar is, geldt het inclusief btw. 

Deze kosten hoef je niet af te schrijven maar breng je ineens in aftrek in het jaar van aanschaf. 

Kosten die betrekking hebben op één jaar

Afschrijven is niet van toepassing op kosten die duidelijk betrekking hebben op één jaar, zoals loonkosten (personeel) of huur. Dit zijn ook geen bedrijfsmiddelen.

Als er sprake is van vooruitbetaling, moet je de kosten soms wel in komende jaren nemen (als je bijvoorbeeld de huur 3 jaar vooruitbetaald).

Hoeveel mag je afschrijven?

Je mag niet (altijd) het hele aankoopbedrag afschrijven. En soms moet je meer dan alleen het aankoopbedrag afschrijven. Dat zit zo.

Aanschafkosten

Het bedrag dat je moet afschrijven is het aankoopbedrag en eventuele andere kosten bij aanschaf. Dit kunnen aankoopkosten of installatiekosten zijn.

Bij aankoopkosten kun je denken aan notariskosten en overdrachtsbelasting bij de aankoop van een gebouw. Installatiekosten spelen vaak een rol bij de aankoop van een machine. 

Voor de afschrijving houdt je rekening met de prijs exclusief btw, tenzij de btw voor jou niet aftrekbaar is. In dat geval houdt je rekening met de prijs inclusief btw. 

De totale prijs (aankoopbedrag + aankoopkosten + installatiekosten) noemt je de aanschafkosten.

Restwaarde

Daarnaast geldt dat je rekening moet houden met de restwaarde, indien van toepassing.

De restwaarde is de waarde van het bedrijfsmiddel aan het einde van de levensduur. Overleg eventueel met de leverancier van het product over de restwaarde.

Voor een gebouw in eigen gebruik geldt voor eenmanszaken een restwaarde van minimaal 50% van de WOZ-waarde. Lees met over afschrijven op een bedrijfspand op de website van de belastingdienst.

Het bedrag dat je afschrijft is aanschafkosten (= aankoopprijs + aankoopkosten + installatiekosten) – restwaarde.

Over welke periode moet je afschrijven?

Voor het aantal jaren waarover je gaat afschrijven moet je een inschatting maken van de gebruiksduur. Je maakt een inschatting in hele jaren.

De minimale periode waarover je moet afschrijven is 5 jaar, aangezien je per jaar maximaal 20% van de aanschafkosten mag afschrijven. Voor goodwill is dit maximaal 10% (minimale afschrijving in 10 jaar). Voor een gebouw geldt vaak een gebruiksduur van 30 tot 50 jaar.

Bij de inschatting kijk je in principe naar de technische levensduur (wanneer het bedrijfsmiddel versleten is), maar als de economische levensduur (wanneer het bedrijfsmiddel niet meer te gebruiken is voor je bedrijf) korter is, maar je deze levensduur voor de afschrijving nemen. 

Rekenvoorbeelden